English version below

Im Frühsommer des letzten Jahres kam Prof. Dr. Claudia Brözel (Professorin für Tourismuswirtschaft und Marketing im Masterstudiengang Nachhaltiges Tourismusmanagement an der Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde) auf mich zu und sagte: “Ich werde eine internationale digitale Konferenz im Januar durchführen und ich möchte, dass Ihr mich technisch dabei betreut und beratet”. Eine tolle Herausforderung der wir uns sehr gern gestellt haben. Über 250 Teilnehmer:innen haben weltweit an der Konferenz teilgenommen. Sie ging über vier Tage in vier parallelen Streams und einer zusätzlichen Networking-Lounge, auf einer Oberfläche mit zahlreichen Interaktionsmöglichkeiten.

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In den vergangenen Monaten haben wir sehr viel gelernt und eine großartige Konferenz auf die Beine gestellt. Unsere technische Seite und Lösung sind aber letztlich “nur” das Gebäude der Konferenz. Mit Leben wurde sie durch die Inhalte gefüllt und die damit verbundene Arbeit kann nicht hoch genug bewertet werden. Auch wenn ich hier nur über einige wenige Dinge schreiben kann, das Bild kann nur komplett sein, wenn die wissenschaftliche Vorbereitung und Begleitung der Konferenz u.a. auch durch Kirsi Hyvaerinen, die Moderation u.a. durch Charlotte Lamp Davies, die Keynotes, das Stage Management, die zahlreichen Gestalter auf der inhaltlichen Ebene zu Wort kommen würden. Und natürlich die Social Media Kommunikation – ganz großartig gelungen auch durch die Übernahme des Twitter- und Linkedin-Accounts durch Charlotte.

In den Beitrag eingebaut habe ich einige Bilder der Konferenz, die sicher einen kleinen Einblick geben.

Die ENTER21 und die IFITT

Veranstalter der Konferenz ist die IFITT, die International Federation for IT and Travel & Tourism. Eine ehrwürdige und vor allem unabhängige Vereinigung mit europäischem Ursprung, die Wissenschaftler:innen rund um den Globus zusammenbringt und sich mit Themen rund um die neuen Informations- und Kommunikationstechnologien in der Reise- und Tourismusindustrie führend beschäftigt.
Die ENTER-Konferenz existiert seit 28 Jahren, 27 Mal trafen sich die Wissenschaftler:innen in den unterschiedlichsten Ländern um die jüngsten Entwicklungen zu debattieren. In diesem Jahr fand die Konferenz nun zum ersten Mal komplett digital statt – ein disruptiver Moment, sagt Claudia Brözel. Und die Vorbereitung auch.

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Natürlich war das ein großer Aufwand verbunden mit vielen Unsicherheiten. Dennoch war es wichtig die Konferenz abzuhalten und die Gemeinschaft der Forscher:innen zusammenzubringen. Genau in diesen durch Corona bestimmten Zeiten ging es darum, die Forscher:innen mit der Industrie zu verbinden. Die IFITT hat hierzu schon im Mai 2020 begonnen, Ressourcen zusammen zu stellen diese gezielt zu veröffentlichen. Auch wenn die persönlichen Treffen natürlich vermisst wurden, war es elementar sich auszutauschen und eine Möglichkeit zu haben, die neuesten Forschungsergebnisse zu präsentieren.

Enter Conference - Backoffice

Enter Conference – Backoffice

Die Webseite – weltweit verteilt und doch ein Platz

Schon im August 2020 starteten wir mit der Webseite enter-conference.org. Sie sollte der IFITT nicht nur für die anstehende Konferenz, sondern auch für die folgenden Jahre als zentraler Platz und Anlaufpunkt zur Verfügung stehen. Die ENTER gibt jedes Jahr einen Band der wissenschaftlichen Beiträge heraus, die Conference Proceedings. Diese werden doppelt blind begutachtet und wurden in diesem Jahr – auch hier wieder deine Disruption – zum ersten Mal als als „Open Access“ zur Verfügung gestellt. Bisher mussten sie immer teuer erworben werden. Jeder kann sie sich also nun frei herunterladen. Auch das also eine Neuerung, die der Digitalisierung entgegenkommt und für eine schnelle Verbreitung des Wissens ohne finanzielle Grenzen sorgt.

Insgesamt also: Eine ganz besondere Herausforderung für das Board, den Präsidenten Zheng Xiang und den Overall Chair der Konferenz Claudia Brözel war die Kommunikation und Abstimmung mit allen Beteiligten.

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Neben zahlreichen Slack-Kanälen, Skype, Google Drive und Dropbox gab es auch immer wieder lange Telefonate um die unterschiedlichen Ideen zusammenzubringen und zu diskutieren.
Eine Großtat war auch geleistet, als das sehr umfangreiche Konferenzprogramm (vier Tage, vier parallele Räume – allein das .pdf hat 26 Seiten) angelegt und weitestgehend fertig war. Die Informationen kamen aus vielen unterschiedlichen Kanälen, zu unterschiedlichen Zeiten und natürlich auch in unterschiedlichen Formaten. Das zusammenzubekommen, gleichzeitig die Rechtschreibung vor allem der Namen von Österreich über Montenegro über Albanien, Belarus, Finnland, China, Südkorea, Japan, die USA .. im Auge zu behalten – ich ziehe noch einmal den Hut vor Claudia Brözel.

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Wir haben die vielfältigen Informationen dann in unser digitales Konferenzprogramm übertragen und die Webseite permanent aktualisiert und erweitert. Auch das ist bei der Vielzahl an Veranstaltungen nicht immer einfach, denn die Übersicht geht eben bei großer Masse doch irgendwann verloren. Zumal wir die Speaker direkt mit den Vorträgen verknüpfen und so eine gute Übersicht über Inhalte und Hintergründe liefern konnten.

Wichtig für die Kommunikation vor der Konferenz war auch das Blog. Hierfür wurden Videointerviews geführt und somit schon vorab wichtige Themen und vor allem Keynote-Speaker:innen vorgestellt.

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Natürlich gab es einen Ticketshop. Das Thema Ticketverkauf und Pricing durften wir auch intensiv begleiten. Eine Onlinekonferenz und der Umgang mit der Mehrwertsteuer – dieses Thema hat es in sich! Für uns ist die Mehrwertsteuer bekannt, gelernt und ganz normal, in vielen Ländern existiert sie gar nicht. Hier haben wir alle viel gelernt. Auch beim Thema Preise und Preisstrategie sollte man sich vorab Gedanken machen.

Einblicke in unsere digitale Konferenz

Zunächst ist die Grundanforderung natürlich, dass die Plattform stabil läuft und das alle Teilnehmenden mit Bild und Ton dabei sein können. Wir haben viel darüber gelernt, was auf der einen Seite die Plattformen zur Verfügung stellen können und was auf der anderen Seite die Teilnehmer:innen mitbringen müssen. Hier hat uns sehr geholfen, dass bis Januar schon viele Erfahrungen gesammelt wurden und dass die Teilnehmer:innen selbst als Lehrende viel mit digitalen Formaten arbeiten – nach inzwischen einem halben Jahr Lockdown und Reisestop ja kein Wunder.

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Eine weitere Grundanforderung war, dass die Konferenz reibungslos und transparent für alle Teilnehmenden läuft. Das erforderte einen detaillierten Regieplan und viele Workshops vorab, in denen wir mit den vielen Speaker:innen und Moderator:innen die Anwendung des Tools geübt haben.

Enter Conference - Start der digitalen Konferenz

Enter Conference – Start der digitalen Konferenz

Auch war absehbar, dass bis Januar 2021 eine gewisse Müdigkeit eintreten wird und gleichzeitig der Anspruch an eine perfekte Durchführung da ist. Wir wollten also eine digitale Konferenz bieten, die mehr ist als eine Aneinanderreihung von Webinaren. Die Teilnehmer:innen sollten das Gefühl haben, dabei zu sein, sie sollten mit den anderen in einem Konferenzgebäude sein und sich auch emotional auf der Konferenz einfinden. Besonders wichtig dafür schien uns der Austausch zu sein.

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Gleichzeitig wollten wir ein Tool nutzen, das eine Oberfläche für alle Veranstaltungen bietet. Die Besucher:innen sollten sich leicht zurechtfinden und einfach kommunizieren können. Im Laufe der Zeit kamen immer mehr Komponenten dazu. Schlussendlich auch eine Playlist auf Spotify, die schon vor der Konferenz angeboten wurde.

Klicken Sie auf den unteren Button, um den Inhalt von open.spotify.com zu laden.

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Wer mehr über das Sound Logo und das Konzept dahinter erfahren möchte – hier gibt es ein Interview mit dem Producer derkalavier.

Neben der wichtigen Komponente Emotionalität ging es natürlich hauptsächlich um die Vorträge – Keynotes, Panels, wissenschaftliche Präsentationen, Challenges und Preisvergaben. Und das alles reibungslos und mit vielen Beteiligten. Die Workshops vor der Konferenz waren ein Beitrag dazu. Während der Konferenz waren geduldige und vor allem kundige Stage Manager:innen im Einsatz, die bei kleineren Problemen schnell eingreifen konnten. Noch ein Tipp: die Präsentationen sollten als Backup vorliegen. Sollte ein:e Speaker:in nicht in der Lage sein sie zu zeigen – und hier kann der Teufel im Detail liegen, eine Browseraktualisierung in der Nacht vor der Konferenz oder große Nervosität zum Beispiel – kann immer noch ein:e Moderator:in einspringen und die Präsentation zeigen.

Enter Conference - Social Wall

Enter Conference – Social Wall

Abschließend möchte ich mich noch einmal bedanken, beim gesamten Board der IFITT und ganz besonders bei Claudia Brözel und Zheng Xiang für die großartige Möglichkeit, eure Konferenz mit Rat und Tat zu begleiten.

Wer mehr über die digitale Konferenz erfahren möchte und Fragen zum technischen Hintergrund hat, sprecht uns gern an. Wir setzen unser Wissen auch sehr gern für weitere Konferenzen ein. Schreibt uns einfach eine Mail.

English Version

We accompany a digital conference – experiences and lessons learned

In the early summer of last year, Prof. Dr. Claudia Brözel (Professor of Tourism Economics and Marketing in the Master’s programme Sustainable Tourism Management at the University of Applied Sciences Eberswalde) approached me and said: “I am going to organise an international digital conference in January and I would like you to support and advise me technically”. This was a great challenge that we were very happy to take on. More than 250 participants from all over the world took part in the conference. It took place over four days in four parallel streams and an additional networking lounge, on an interface with numerous interaction possibilities.

In the past months we have learned a lot and put on a great conference. However, our technical side and solution are ultimately “only” the building of the conference. It was filled with life through the content and the work involved cannot be valued highly enough. Even if I can only write about a few things here, the picture can only be complete if the scientific preparation and monitoring of the conference by Kirsi Hyvaerinen, among others, the moderation by Charlotte Lamp Davies, among others, the keynotes, the stage management, the numerous designers on the content level would have their say. And, of course, the social media communication – also very well done by Charlotte taking over the Twitter and Linkedin accounts.
I have included some pictures of the conference in the article, which certainly give a little insight.

ENTER21 and the IFITT

The conference is organised by IFITT, the International Federation for IT and Travel & Tourism. A venerable and, above all, independent association with European origins, it brings together scientists from all over the world and deals with topics related to the new information and communication technologies in the travel and tourism industry.
The ENTER conference has existed for 28 years, 27 times the scientists met in different countries to debate the latest developments. This year, for the first time, the conference took place completely digitally – a disruptive moment, says Claudia Brözel. And so was the preparation.
Of course, it was a big effort combined with many uncertainties. Nevertheless, it was important to hold the conference and bring the community of researchers together. It was precisely in these times determined by Corona that it was important to connect researchers with industry. The IFITT started to put together resources for this purpose in May 2020 and to publish them in a targeted way. Even though the face-to-face meetings were missed, it was elementary to exchange ideas and to have a possibility to present the latest research results.

The website – distributed worldwide but one place for all

As early as August 2020, we launched the website enter-conference.org. It was intended to serve as a central place and contact point for IFITT not only for the upcoming conference, but also for the following years. The ENTER publishes a volume of scientific papers each year, the Conference Proceedings. These are double-blind peer-reviewed and this year – again, your disruption – they were made available as “open access” for the first time. Previously, they always had to be purchased at a high price. So now anyone can download them for free. So this is also an innovation that accommodates digitisation and ensures the rapid dissemination of knowledge without financial limits.
All in all, a very special challenge for the Board, the President Zheng Xiang and the Overall Chair of the conference Claudia Brözel was the communication and coordination with all participants.
In addition to numerous Slack channels, Skype, Google Drive and Dropbox, there were also long phone calls to bring the different ideas together and discuss them.
A great feat was also achieved when the very extensive conference program (four days, four parallel rooms – the .pdf alone has 26 pages) was created and largely finished. The information came from many different channels, at different times and of course in different formats. Getting it all together, at the same time keeping track of the spelling, especially of the names from Austria to Montenegro to Albania, Belarus, Finland, China, South Korea, Japan, the USA … – once again chapeau to Claudia Brözel!

We then transferred the diverse information into our digital conference programme and constantly updated and expanded the website. Even that is not always easy with the large number of events, because the overview gets lost at some point when there is so much to see. Especially as we were able to link the speakers directly to the lectures and thus provide a good overview of the content and background.
The blog was also important for communication before the conference. For this purpose, video interviews were conducted and thus important topics and especially keynote speakers were introduced in advance.

Of course there was a ticket shop. We were also able to intensively accompany the topic of ticket sales and pricing. An online conference and dealing with value-added tax – this topic is a real challenge! For us, VAT is known, learned and quite normal, in many countries it doesn’t even exist. We have all learned a lot here. When it comes to pricing and pricing strategy, it’s also something to think about in advance.

Insights from our digital conference

First of all, the basic requirement is of course that the platform is stable and that all participants can be there with sound and vision. We learned a lot about what the platforms can provide on the one hand and what the participants have to bring with them on the other. It helped us a lot that a lot of experience had already been gained by January and that the participants themselves work a lot with digital formats as teachers – no wonder after half a year of lockdown and travel stop.
Another basic requirement was that the conference should run smoothly and transparently for all participants. This required a detailed production plan and many workshops beforehand, in which we practised using the tool with the many speakers and moderators.
It was also foreseeable that by January 2021 a certain fatigue would set in and at the same time the demand for perfect execution would be there. We wanted to offer a digital conference that was more than just a series of webinars. The participants should have the feeling of being there, they should be in a conference building with the others and they should also feel emotionally involved in the conference. Exchange seemed to us to be particularly important for this.

At the same time, we wanted to use a tool that offers one interface for all events. The visitors should be able to find their way around easily and communicate easily. Over time, more and more components were added. Finally, a playlist on Spotify, which was already offered before the conference.

If you want to know more about the Sound Logo and the concept behind it, here is an interview with the producer derkalavier.
Besides the important component of emotionality, it was of course mainly about the presentations – keynotes, panels, scientific presentations, challenges and award ceremonies. And all of this went smoothly and with many participants. The pre-conference workshops were a contribution to this. During the conference, patient and, above all, knowledgeable stage managers were on duty who were able to intervene quickly in the event of minor problems. Another tip: the presentations should be available as a backup. If a speaker is not able to show them – and here the devil can be in the details, a browser update the night before the conference or great nervousness for example – a moderator can always step in and show the presentation.
Finally, I would like to thank the entire IFITT board and especially Claudia Brözel and Zheng Xiang for the great opportunity to support your conference with advice and support.
If you want to know more about the digital conference and have questions about the technical background, please contact us. We are also happy to use our knowledge for other conferences. Just send us an email.

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