Kommunikation in digitalen Meetings – unsere Erfahrungen

Der größte Vorteil von digital abgehaltenen Meetings? Man kann gemeinsam arbeiten und am Ende des Termins schon fast das Ergebnis erstellt haben. Klingt gut? Kann es auch sein.

Auch heute lief das Video noch nicht glatt, ab der 8. Minute ist es leider eingefroren. Da bildlich nicht viel passiert und ich es erst bemerkt habe als ich fertig war – hört es Euch einfach so an. Verstehen tut man es ganz gut und darum geht es ja letztlich.

Arbeitstreffen klappen digital sehr gut

Aber ein Arbeitstreffen kann von allen Teilnehmern effektiv genutzt werden zur Arbeit an dem Projekt. Denn: jede und jeder sitzt am Rechner. Man kann also nebenbei recherchieren, ein Dokument gemeinsam bearbeiten, sich den aktuellen Arbeitsstand zeigen. Insbesondere zum Arbeiten eignen sich digitale Meetings aus meiner Sicht viel besser als herkömmliche Zusammentreffen. Sie sind einfach effizienter.
Wie laufen die denn ab? Jemand hat eine Agenda vorbereitet. Alle treffen sich, in vielen Firmen mit einem Block in der Hand, nicht mit einem Rechner. Verschwindet man doch hinter einem Bildschirm, so gilt das in aller Regel als unhöflich. Ist es ja auch. Selbst wenn man schnell einer Frage aus dem Termin geht und damit den Diskussionsverlauf fördert. Also gehen wir mal von der Regel aus: die Meetingteilnehmer sitzen in einer Runde. Bevor das Meeting losgeht, schauen alle in ihr Smartphone. Eine zwischenmenschliche Kommunikation findet in einigen Runden gar nicht mehr statt. Anders in unseren digitalen Runden. Da wir uns nur sehr, sehr selten persönlich sehen, gibt es immer am Anfang eine kurze persönliche Runde. Partner, Kinder, Tiere, Hobbies – Neuigkeiten austauschen. Wie ist das Wetter? Für diejenigen die jetzt befürchten, dass da viel Zeit draufgeht – keine Sorge, ein paar Minuten sollte man einplanen. In den Arbeitsmeetings erledigen wir kleine Aufgaben parallel zum Termin, ob es Mails sind, Anpassungen an den Konzepten oder kleine Recherchen – das kann direkt erledigt werden. Damit kommt man in aller Regel auch mit einem fertigen Protokoll aus dem Meeting raus und kann sich direkt um die nächsten Themen kümmern.

Dailys

Wie man sich morgens in der Kaffeeküche einfindet, so halten wir unser Daily ab. Ein kurzes Einchecken – wie war die Nacht, sind alle gesund? Haben die Kleinsten durchgeschlafen, was macht der Hund? Und dann eine gemeinsame Planung – was steht heute an, wo benötigt jemand Unterstützung, haben wir alles bedacht? Klar, dafür gibt es auch unsere Asana- und Jira Boards. Aber dennoch geht es immer um eine Auswahl, was ist das wirklich wichtigste, effektivste heute? Diese Dailys empfehle ich kurz zu halten. Im Büro würde man stehen. Wir machen das nicht, obwohl man das auch vor dem Bildschirm natürlich könnte. Zumeist gehen wir gleich in ein Arbeitsmeeting über und legen mit dem Tag los.

Großmeetings / Präsentationen

Sind mehr als 6 Personen in einem Meeting, wird es kommunikativ schwieriger. Wie am Konferenztisch gibt es schnell Hauptredner und einige schalten innerlich ab. Um das zu verhindern empfehlen wir, solche Treffen wirklich interessant und sehr kurz zu halten. Wenn es um die reine Wissensvermittlung geht, reicht vielleicht eine Nachricht, ein Blogbeitrag oder ein Video. Das kann sich dann jeder zu einem selbstgewählten Zeitpunkt anschauen.
Einen Tipp habe ich noch nicht ausprobiert, gebe ihn aber sehr gern weiter. Er kommt von Jutta Horstmann, CTO von eyeo: Leitet große Runden mit einem spontanen Foto und einer ganz kurzen Einleitung von jedem ein. So könnte jeder seine Arbeitsumgebung fotographieren, seine Schuhe, die Katze auf dem Schoß. Wenn dann jeder dazu etwas kurz sagt, ist die erste Angst vor der Kommunikation in einer großen Gruppe schon überstanden und die Gesprächsbeteiligung ist wohl deutlich höher.
https://www.digitale-leute.de/interview/digitale-leute-meetup-remote/

Zusammenfassend:

Arbeitsmeetings digital sind effektiv, wenn Arbeit zugelassen wird. Dann hat man nach dem Meeting schon sehr viel erledigt.
Dailys sind wichtig für die Arbeitsorganisation und helfen auch Arbeitgebern, die Übersicht zu behalten, wer eigentlich wodran arbeitet.
Großmeetings bleiben auch digital eine Herausforderung, aber es gibt Lösungen.

Morgen geht es weiter mit dem Thema Arbeitsorganisation – wie arbeiten wir mit den digitalen Tools?
Bleibt gesund, besonders die Alten.