Gestern wurde ich gefragt, welche Tools wir denn konkret benutzen und empfehlen würden. Diese Frage beantworte ich sehr gern.
Vorab: das Video liefere ich nach. Die Aufnahme hat heute leider nicht so geklappt wie gewünscht. Aber: Versuch macht klug.
Disclaimer: es gibt unglaublich viele Tools und ständig werden es mehr. Wir testen immer mal wieder neue, aber nicht ständig.
Was wir aus dem Testen gelernt haben?

Grundsätzliche Erwägungen vorab

Es ist immer wichtig, dass entweder die Zugangsschranke sehr niedrig ist für die Teilnehmer (keine Anmeldung, keine oder sehr einfache Installation) oder viele die es eh schon nutzen. In unserem Umfeld trifft letzteres auf Skype zu. Darum nutzen wir über die Jahre Skype am Häufigsten, zumindest für unsere Teamkonferenzen.

Zoom als Tool für große Veranstaltungen

Für spontane Konferenzen mit vielen neuen Teilnehmern die sich nicht kennen, eignet sich Zoom hervorragend. Hier wird keine Anmeldung benötigt und man muss auch nicht unbedingt etwas herunterladen. Die Organisatorin lädt die Teilnehmer ein, die klicken einfach auf den Einladungslink. Bis zu 40 Minuten kann man kostenlos sprechen, danach kostet es aktuell knapp 14 Euro im Monat. Wenn man das Tool häufiger nutzt, eventuell eine lohnende Investition. Auch können die Sitzungen aufgenommen und zur späteren Verwendung gespeichert und veröffentlicht werden.

Skype zum Arbeiten

Für häufige und auch spontane Kontakte nutzen wir, wie gesagt, Skype. Das verbindet viele Funktionen miteinander, die sich über die Zeit als außerordentlich hilfreich erwiesen haben.

1. Adressbuch

Über die Skypekennung kann ich mit jedem Kontakt aufnehmen, der oder die auch ein Skypekonto hat. Viele kennen das – mit den Großeltern hat man ja schon länger gern mal geskypt um den Kontakt zu den Enkeln aufrecht zu erhalten. Da diese Kennungen über die Jahre konstant bleiben, kann ich also mit meinen alten Kontakten auch nach Jahren unproblematisch in Kontakt treten.

2. Kommunizieren in Skype

Ist wirklich nicht förmlich, aber höflich. Man muss aufpassen, dass man nicht zu plump rüberkommt, dabei helfen die Emojis. Es gibt inzwischen Studien die zeigen, dass wir auf einen Smiley genau so reagieren wie auf einen lächelnden Menschen. Wir verstehen sofort, dass die Person freundlich ist. Auch Ironie und Witz kann so deutlich besser kommuniziert werden und man zeigt, dass Dinge zwar wichtig sind, dass man auf der persönlichen Ebene aber kein Problem hat. Das kann für Einsteiger eine Umgewöhnung sein, macht aber die digitale Beziehung deutlich einfacher.
Man schreibt sich also kurz an, fragt wann der Andere Zeit hat und schildert eventuell schon kurz sein Anliegen. Dann kann man entweder direkt loslegen oder eben später miteinander sprechen. Kurze Fragen werden sehr gern ausschließlich über den Chat abgehandelt. Dann muss man nämlich nicht synchron kommunizieren, sondern kann das asynchron machen. Das bedeutet: wenn ich Zeit habe, antworte ich.

3. Konferenzcalls

Auch die funktionieren tadellos. Und sie bleiben bestehen. Wenn ich für ein Projekt eine Projektgruppe habe, dann wird jede Zusammenkunft über die gleiche Chatgruppe organisiert und in der Gruppe durchgeführt. Dadurch bleiben Projektbezogene Gespräche in der Gruppe und Links die zum Beispiel geteilt wurden, die bleiben auch im Chat. Ich kann also zurückverfolgen worum es ging.

4. Chatverlauf

Das erklärt auch schon, warum der so wichtig ist. Man kann auch mal zurückgehen und schauen wann man wen was gefragt hat. Auch wenn wir für die eigentliche Projektarbeit Slack benutzen, hat sich der Chatverlauf doch als sehr hilfreich erwiesen.

5. Bildschirm teilen

Für uns vor allem in Arbeitsmeetings und bei Präsentationen die wichtigste Funktion. So können wir zeigen, was wir meinen. Für eine Präsentation ist das ganz leicht zu verstehen. Jeder der Teilnehmer sieht die Präsentation auf seinem Bildschirm, da wo sonst das Video des Präsentierenden läuft. Der große Vorteil kommt noch: jeder der am Meeting teilnimmt, kann seinen Bildschirm teilen. So können wir unterschiedliche Arbeitsstände abgleichen, mal eben zeigen, was genau wir meinen. Für die Zusammenarbeit in verschiedenen Räumen großartig.

6. Dokumente senden

Skype for Business ist in Microsoft Office 365 integriert und sollte ähnlich funktionieren. Als sehr kleines Unternehmen mit vielen Freien sind wir hier sehr offen aufgestellt.
Ein weiteres Tool das wir gern nutzen ist der Google Hangout. Hierfür benötigt allerdings jeder Teilnehmer ein Google Konto. Unser Eindruck ist, dass die Bild- und Tonqualität im Hangout noch besser ist. Soetwas wie den Chatverlauf haben wir da allerdings nicht. Wir nutzen es tatsächlich nur für Videoanrufe und das gemeinsame Arbeiten am Bildschirm.

Sicherheit

Das Thema Datensicherheit und Sicherheit vor Viren ist auch in den Kommunikationstools zu beachten. Zum einen sollte man sich überlegen, welche Informationen man über Skype teilt, insbesondere wenn Dokumente übersendet werden. Zum anderen kann es passieren, dass Accounts aus Eurem Adressbuch gehackt werden. Dann werden in der Regel links versendet auf die man nicht klicken sollte. Genau wie bei Emails also immer darauf achten: ist das wahrscheinlich, dass mir XYZ das hier schickt? Formuliert er so?
Ich hoffe das hat soweit geholfen. Ich freue mich über Euer Feedback.