Vor zwei Wochen haben wir am #wirvsvirus-Hackathon teilgenommen. Unser Projekt und das Ergebnis verlinke ich weiter unten. Hier beschreibe ich, wie wir vorgegangen sind. Denn letztlich haben wir uns der Digitalisierung eines Prozesses angenommen. Vor dieser Aufgabe stehen aktuell bestimmt viele Firmen, Vereine, Familien. Vielleicht helfen Euch die Beschreibung und die enthaltenen Lösungsvorschläge.

Das Video zum Text. Ich zeige einige der vorgeschlagenen Tools und erkläre den Prozess. Wer lieber lesen möchte – unten ist das Ganze ausführlich beschrieben.

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Die wichtigsten Links:

Unser Projekt auf devpost – hier könnt Ihr unser Projekt gern auch liken bzw. dem Projektteam beitreten

Der Arbeitsprozess – alt und neu – Hier kommt ihr auf eine Präsentation – gedacht für einen großen Bildschirm

Unser Teilnahmevideo

Neueste Entwicklungen:

Aktuell passiert unglaublich viel. Hier in aller Kürze:

  • 03.04.2020 – wir haben uns für die nächste Stufe des #wirvsvirus beworben als Solution Enabler. Wer uns unterstützen möchte – ein Like auf https://devpost.com/software/1_023_generellekommunikation_gerichte hilft uns vielleicht. Mit unserem Randthema, das aktuell innerhalb der Justiz sehr umstritten ist und gleichzeitig technologisch nicht so sexy brauchen wir jede Unterstützung die wir kriegen können. DANKE!
  • Es gibt einen nicht veröffentlichten Entwurf eines Gesetzes zur Reform des ArbGG. Darin geht es um die Regelung für so genannte “Online-Courts” oder “Remote-Courts”. Nähere Infos dazu im zpoblog
  • So geht’s natürlich auch, wenn man Richter:innen in den Diensträumen die notwendige Technik zur Verfügung stellt: “Mombasa High Court Presiding Judge, Hon. Eric Ogola, has this morning delivered 23 judgements through the use of Skype Conference to the inmates in Shimo La Tewa Prison. #accesstojustice #COVID19Kenya”

Die Entscheidung – klar sind wir dabei

Drei Tage vor dem ersten Corona-Wochenende, habe ich den Hackathon #wirvsvirus das erste mal wahrgenommen. Mein Kleiner war gerade den ersten Tag zu hause, mein Großer auf dem Rückweg aus Vietnam und mein Mann gerade noch mal im Gericht. Völlig klar war zu dem Zeitpunkt: in der Schule und im Gericht gibt es keinerlei digitale Infrastruktur. Anders als in meiner Agentur, wir arbeiten seit Jahren remote und verfügen dadurch sowohl über das Wissen welche Tools es gibt, als auch über die Übung, die Tools zu nutzen und ständig zu aktualisieren.

Nun also einige der dringlichen Fragen in der Zeit: Wie soll das funktionieren mit der Schule? Wie soll das funktionieren mit den Verhandlungen? (OK, ich will schon seit Jahren die Aktenberge loswerden die mein Liebster zwischen Gericht und zuhause hin und herschleppt. Wir haben dafür ja extra eine Software gebaut – Snippit. Und nun türmen sie sich erst recht in unserem Haus… .)

Abends sprach ich mit meinem Mann über den Hackathon und wir waren uns sehr schnell einig: da machen wir mit. Passt zwar nicht komplett in die Planung – wir hatten keine Idee wie wir uns auf die Corona-Zeit vorbereiten sollen – was einkaufen? –  und eine Hecke wollten wir auch noch pflanzen, die Pflanzen waren bestellt – aber: bestimmte Herausforderungen müssen angenommen werden wenn sie da sind. Also haben wir uns angemeldet.

Warum ausgerechnet digitale Verhandlungen?

Richter im Homeoffice - so sieht es aus

Richter im Homeoffice – so sieht es aus

Im Bereich digitale Bildung gab es eine wirklich großartige Welle an Projekten, darum haben wir uns auf den Bereich gestürzt mit dem wir uns sehr gut auskennen: Gerichte. Denn: mein Mann ist Richter. Ich arbeite seit 20 Jahren in Unternehmen die die Digitalisierung mit ihren Produkten und Methoden treiben. Wir wollten also unser KnowHow zusammenwerfen und die vorhandenen und gelebten Prozesse dahingehend überprüfen, an welchen Stellen eine digitale Unterstützung aktuell möglich und sinnvoll ist.

Im Rahmen des Hackathons haben sich über 40.000 Menschen registriert. Die Kommunikation sollte über Slack abgewickelt werden, was zunächst etwas ruckelig anfing, dann aber irgendwann doch funktionierte. Auch die Plattform für die Entwicklung (devpost) war nicht sofort einfach zu haben und die Dinge schienen drunter und drüber zu gehen. Das haben wir einfach ignoriert. Es pendelte sich im Laufe der Stunden auch sehr gut ein und zum Schluß funktionierte alles fast reibungslos.

Der Start

Im ersten Schritt haben wir uns angeschaut, wie die Arbeit aktuell an Gerichten abläuft. Dafür sind wir Schritt für Schritt den Weg einer Akte gegangen. Unser Ergebnis findet ihr hier. Für die Präsentation haben wir Google Präsentationen genutzt. Zu dem Zeitpunkt gingen wir noch davon aus, dass wir lauter Mitstreiter koordinieren können sollten. Und wir wollten kollaborativ zusammenarbeiten, also in der Lage sein, gemeinsam gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. (Für mich ist das – neben den Kommunikationstools – der größte Produktivitätsgewinn der Digitalisierung. Keine Versionen, kein Mailversand, die Möglichkeit zu kommentieren und alle sind immer auf dem selben Stand.)

 

Die Mitstreitersuche hätte allerdings auch noch Zeit gefordert und die „Einarbeitung“ auch. Es gab einige Meldungen via Linkedin und innerhalb der Plattform, aber die zeitliche Komponente (wir mussten ja eben noch das bisschen Haushalt erledigen und diese Hecke, die anderen Teilnehmer waren auch im Ausnahmezustand…) war bei allen Beteiligten knapp bemessen. So ging es sicher auch vielen anderen Teams oder Einzelpersonen.

 

Welche Werkzeuge benötigen wir überhaupt?

Also: der erste Schritt war fertig. Nun haben wir uns überlegt, welche Bestandteile des Arbeitsablaufs wir sinnvoll überhaupt angehen können und was in denen eigentlich passiert. Daraus haben wir abgeleitet, welche Tools wir benötigen.

 

Wir benötigen eine Möglichkeit zur Videokonferenz

Von Anfang an war klar, dass es sich um die mündliche Verhandlung handelt. Denn ohne die können viele Verfahren an Zivilgerichten nicht entschieden werden. Das bremst also erheblich und eine Lösung für die Durchführung mündlicher Verfahren ermöglicht immerhin einen Abschluss bestehender Verfahren.

 

Ein Speicherort brauchen wir auch

Wir wussten auch, dass – je länger die Krise anhält – um so weniger Akten tatsächlich vollständig sind. Denn die Unterlagen werden zwar eingereicht, aber das passiert eben entweder per Post oder über das elektronische Gerichtspostfach. Letzteres hat gerade technische Probleme, also läuft sehr viel über die Post. Noch erheblicher: Alle Unterlagen die über das elektronische Postfach eingereicht werden, werden ausgedruckt und dann in die entsprechende Akte geheftet. Da auch die Mitarbeiter:innen der Gerichte nur noch im Notbetrieb arbeiten, werden normale Verfahren gar nicht mehr bestückt. Die Akten sind also unvollständig.

 

Kommunizieren müssen wir

Anwälte, Beteiligte und Richter kommunizieren üblicher Weise über die Geschäftsstellen miteinander, gelegentlich wird telefoniert. Die Geschäftsstellen sind nun aber kaum noch einsatzfähig und damit als Kommunikationszentrale nicht mehr vollständig im Einsatz.

 

Termine müssen vereinbart werden

Die Terminvereinbarung ist aktuell auch sehr aufwendig. Der Richter setzt einen Termin an, die Geschäftsstelle versendet ihn, dann meldet sich ein Anwalt, dass er nicht kann. Dann setzt der Richter einen neuen Termin an, die Geschäftsstelle versendet ihn … . Den Spaß wollten wir auf keinen Fall per Mail oder telefonisch abwickeln.

 

Welche Tools kommen in Frage?

Wir hatten wenig Zeit. Also haben wir auf mein Wissen über Tools zurückgegriffen und gleichzeitig im Slack des Hackathons nochmal abgefragt. Die Teilnehmer waren extrem hilfreich. So haben wir sehr schnell Lösungen gefunden, die zum großen Teil sowohl open source als auch datenschutzkonform als auch nutzerfreundlich eingesetzt werden können. Das sind im Einzelnen:

 

Tools für Videokonferenzen

Eine wirkliche Entdeckung und seit dem permanent im Einsatz ist jitsi.org. Es handelt sich um ein open source Tool, das datenschutzkonform auf dem eigenen Server betrieben werden kann. Es ist unglaublich einfach zu bedienen – inzwischen benutzt es die Klasse unseres kleinen Sohnes in der Schule. Diese sehr niedrige Eingangshürde ist nur einer der Vorteile. Die Qualität ist gut und die Daten bleiben – wenn der Server hier betrieben wird – natürlich auch in Europa.

Alternativ gibt es ein großes Sammelsurium – Zoom, Google Hangout, Skype, Microsoft Teams (Skype for Business)– alle Tools funktionieren, sind im Besitz amerikanischer Firmen und haben dadurch das eine oder andere Datenschutzproblem.

Update: Ein Problem haben wir im Bereich der Videokonferenzen noch nicht gelöst: wir können technisch nicht verhindern, dass jemand die Videokonferenz auf seinem Bildschirm mitschneidet. Das ist allerdings verboten und das so erstellte Material dürfte auch nicht benutzt oder gar verbreitet werden. Hier recherchieren wir noch nach Lösungen.

Tools für den Speicherort

Hier haben wir auf eine ganz einfache Lösung zurückgegriffen, die ich in meiner Firma schon lange nutze: HiDrive von Strato. Die Server stehen in Deutschland. Die Richter:in könnte einen Zugang erhalten und darüber einzelne Ordner für einzelne Verfahren anlegen. Die beteiligten Parteien erhielten dann Zugang zu den Ordnern und können dann ihre Dokumente dort ablegen. Natürlich nur für die Corona-Krisenzeit. Denn grundsätzlich müssen alle Dokumente natürlich auch weiterhin den normalen Weg ans Gericht gehen.

Update:

Es gibt auch hier sehr gute open Source Lösungen, die wir im nächsten Schritt gern evaluieren würden. Und natürlich gibt es auch andere Anbieter. Hier würden wir nochmal in die Tiefe gehen wollen.

Kommunikationstool

Im Hackathon haben wir uns für die Kommunikation via E-Mail entschieden. In den Debatten im Nachgang hat sich ergeben, dass es hier – auch wenn keine Dokumente hin und hergeschickt werden – datenschutzrechtliche Bedenken gibt. Denn die Aktenzeichen selbst unterliegen auch dem Datenschutz. Wir hatten uns vorgestellt, dass unter dem Betreff jeweils das Aktenzeichen genannt werden könnte, damit Richter:innen und Beteiligte die Mails direkt zuordnen können.

Update: Im nächsten Schritt wollen wir uns Gedanken machen, wie auch hier ein open Source Tool genutzt werden könnte. Wir stellen uns eine Slack-Alternative vor, zum Beispiel Mattermost. Die Richter:in könnte dort pro Verfahren eine virtuellen Arbeitsbereich erstellen. Informationen über neue Dokumente könnten dort direkt ausgetauscht werden. Mattermost könnte auf einem Deutschen Server gehostet werden.

Für die Zwischenzeit empfehlen wir E-Mail und Telefon als Kommunikationstool.

Tools für die Terminabsprache

Für die Abstimmung der mündlichen Verhandlungen empfehlen wir das Tool www.framadate.org. Auch diese Software ist unter einer open source Lizenz veröffentlicht. Sie funktioniert ohne Registrierung und ist kostenfrei. In Deutschland wird sie u.a. betrieben vom DFN-Verein e.V (deutsches Forschungsnetz) unter https://terminplaner4.dfn.de/

 

Wie sieht denn nun der digitale Prozess aus?

Das haben wir uns im nächsten Schritt angeschaut und hier skizziert. Denn die Geschäftsstelle fällt praktisch völlig weg und die Richter:in koordiniert alles selbst und richtet auch die Tools selbst ein. Das bedeutet einen leichten Anstieg der Arbeitslast, gerade am Anfang muß man sich in die Tools auch erstmal reinfuchsen. Aber das Resultat ist: man bleibt arbeitsfähig und das wollten wir erreichen.

 

Wie geht es weiter?

Auf der einen Seite feilen wir weiterhin am Arbeitsablauf und überlegen, wie wir das umsetzen würden. Wir überlegen auch uns im Anschluß für die nächste Stufe des Hackathons zu bewerben. Optimal wäre es, Unterstützung für den Aufbau und den Betrieb der Infrastruktur zu erhalten. Dann könnten alle Tools sicher betrieben und interessierten Richter:innen kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

Allerdings sehen wir hier zwei Punkte mit Vorsicht: wir entwickeln nicht das coole neue Tool, das auf Dauer genutzt wird und die Abläufe auf Dauer verbessert. Statt dessen nutzen wir vorhandene Tools, um für die Krisenzeit übergangsweise einen nicht digitale Prozesse zu digitalisieren und weiterhin zu ermöglichen. Das steht auf der Coolnessskala nicht ganz weit vorne und wird darum eventuell auch nicht weiter unterstützt. Unser Grund, unsere Zeit damit verbringen ist allerdings der, dass wir es als extrem wichtig erachten, dass unser Rechtsstaat auch in Corona-Zeiten weiterhin funktionieren kann.

Der zweite Punkt ist die Reaktion der Justiz. Wir wollen unterstützen und helfen und eine temporäre, machbare Option aufzeigen. Bis dato gibt es zwar internen positiven Rücklauf auf Seiten der Richter, eine erste virtuelle Verhandlung hat auch schon stattgefunden. Aber von Seiten der Gerichtsverwaltung hat sich noch niemand mit uns in Verbindung gesetzt – trotz direkter Kontaktaufnahme.

Aktuell setzt man einzig auf Videokonferenzanlagen im Verhandlungssaal – da gibt es vereinzelt große Geräte und teure Installationen. Bis die Gerichtssäle alle damit ausgestattet sind und dieser Ansatz ernsthafte praktische Wirkungen entfaltet, können wir alle hoffentlich wieder normal unterwegs sein. Und: die anderen Probleme (woher kommen die Dokumente, wie kommunizieren die Parteien, wie werden Termine abgestimmt) werden noch nicht angegangen.

Unser Fazit

Hacken und Kochen

Hacken und Kochen

Das timing war schon speziell und wir werden so bald keinen weiteren Wochenendhackathon mit familiären Verpflichtungen, Kindern, einer neuen Situation und Sorge um die Gesundheit von Angehörigen und einer neuen Hecke kombinieren wollen. Dennoch: wir haben in kurzer Zeit das geschafft was wir uns vorgenommen haben und sind sehr froh, dass wir jetzt darauf aufbauen können.